Reuniones efectivas

Reuniones efectivas del equipo son importantes para intercambiar información y experiencias y tomar decisiones. Pero a menudo las reuniones son un martirio para todos los participantes. Pues, las reuniones se alargan excesivamente y el trabajo en el propio escritorio está esperando.

Sugerencia:

• “Jour fixe” (francés: tour fixe = día fijo) semanal para dirigir el proyecto / negocio, etc.
• Una vez al mes: reuniónes efectivas para cuestiones de principio, políticas, etc.
• Dos veces al año: reunión de estrategia para discutir preguntas a largo plazo
• Una vez al año: reunión exclusivamente para cuestiones de desarrollo del equipo, como comunicación y cooperación

OJO: definir fechas de las reuniones efectivas ya para todo el año, para que los integrantes puedan organizar sus otros compromisos y para que tengan tiempo de preparación.

La entrega de temas para la reunión efectiva debería ser un deber de cada participante. Antes de la reunión deben estar presente todos los posibles puntos para desarrollar la agenda:

• Lo más importante primero.
• Mencionar para cada punto de la agenda también la meta que se quiere lograr (p.ej. información, discusión, decisiones, etc.).
• ANTES de la reunión todos los participantes deben tener la agenda y los documentos necesarios para poder leerlos / preparase.

Para poder comunicarse bien, seres humanos necesitan:

• Compañeros que están presentes físicamente
• Un clima agradable (à llegar diez minutos antes, sin presión)
• Tiempo y tranquilidad para poder escuchar y hablar

Temas que siempre se deben aclarar:

• Puntos importantes para el protocolo
• Temas importantes para la próxima reunión
• Como comunicar resultados hacia fuera

También puede ser útil reflexionar brevemente:

• ¿Qué estuvo bien?
• ¿Qué fue no tan bueno?
• ¿Qué debemos considerar en el futuro?

Para realizar reuniones efectivas todos los miembros del equipo deben respetar estas reglas:

• Primero escuchar y después hablar
• Realizar crítica constructiva y aceptar crítica
• Ser duro en el tema – y justo con la persona
• Aceptar alguien con el rol del “conflictivo o atravesado”, sin de que domine el proceso
• Tratar de convencer y llegar a consenso
• Tratar abiertamente con todas las informaciones
• Moderar y visualizar
• No empezar ningún proyecto sin plan de acciones y sin documentación

Con insuficiente planeación y preparación, reuniones del equipo pueden ser contra productivas e frenar la idea de trabajo en equipo. La pregunta central para tener reuniones efectivas es: ¿Por qué es necesario que estas personas estén hoy aquí para hablar sobre este tema? ¡En las reuniones efectivas no se lee – no de manera individual ni colectivamente! En el caso de que se entreguen archivos, es para revisarlos después. Los últimos 15 minutos de una reunión son reservados para reflexión y para definir la continuación.