Trabajo en equipo2022-01-31T10:43:08-06:00

Equipos de trabajo no son la alternativa para estructuras jerárquicas, sino sirven – independientemente de la organización de la empresa – para el fin de crear procesos y avanzarlos. De la misma característica, la difusión del conocimiento de los conceptos, habilidades y competencias que se requieren para trabajar en equipos, entre todos los colaboradores y la integración de los mismos, sirven para optimizar cualquier cooperación y aumentar productividad y calidad.

Introducción: Trabajo en Equipo

“El futuro nos va a encontrar en alta mar, y todo dependerá de si sabemos navegar. Velear a pura vista solamente funciona en la navegación costera.

Muchas empresas se ajustaron al mercado cambiante en los últimos años por medio de nuevas filosofías y técnicas de management, por ejemplo Kaizen, TQM, Six Sigma, etc.
Además se puede observar otra tendencia desde la organización rígida de línea hacia una organización de proyectos. Cada vez más se forman grupos de proyectos, los cuales cooperan durante un cierto tiempo para realizar una tarea de desarrollo.

De la misma manera el cambio rápido del entorno (mercado, tecnologías, competencia) y en tiempos de clientes poco fieles, se exigen productos y servicios de alta calidad para garantizar el futuro de la organización, requiriendo colaboradores responsables y con ciertas nuevas habilidades desarrolladas.

En todos los casos se exigen de los integrantes competencias extraordinarias para trabajar en equipo y de su disposición de cooperar con otros.
En este artículo se describen las bases y conceptos importantes para el entendimiento del término “trabajo en equipo” y para la formación de equipos de trabajo.

Desde un grupo hacia un equipo

¿Qué es un grupo?

Se habla de un grupo de trabajo cuando:

  • existe la posibilidad de contacto cara a cara. Por ello el tamaño máximo para un grupo es aproximadamente 25 personas.
  • existe una estructura interna (jerarquía: director, gerente, subgerente, etc.)
  • aplican normas (formal) o “reglas de juego” (informal). Cada grupo necesita reglas de juego.
  • existe un sentido de “nosotros” internamente y una delimitación hacia afuera.

¿Qué es un equipo?

Un equipo es un grupo altamente desarrollado que funciona óptimamente.
Condiciones favorables para la formación de un equipo hay cuando:

  • se tiene que superar una crisis o apuro común.
  • se pelea (y vence) un oponente común.
  • la identidad del equipo se expresa por símbolos llamativos.

Equipos exitosos se forman con la intención de lograr juntos una meta ambiciosa, y no con la meta de ser un equipo exitoso. Se caracterizan por un fuerte interés mutuo para desarrollo personal y éxito. Los diferentes miembros saben poner su desarrollo personal a disposición del equipo. En vez de un afán de sobresalir a costo de los demás, existe un alto grado de disciplina y responsabilidad para el logro del objetivo. Éxitos y fracasos son responsabilidad de todos y no de algunos individuos.

Algunas características de equipos:

  • Desempeño: El equipo logra resultados que los diferentes miembros no hubieran podido realizar.
  • Metas: Hay una “misión” → objetivo común que está aceptado por todos los integrantes. Aparte los diferentes integrantes pueden tener propios objetivos personales.
  • Dinámica: habilidad para sinergia, una dinámica colectiva, la cual se desarrolla y usa metódicamente.
  • Estructura: Roles, liderazgo, estilo, etc. son aclarados y ajustados a la tarea.
  • Clima: Cada equipo tiene su propio “espíritu”

Viendo estas características es claro que un grupo no se vuelve simplemente un equipo, por decidir así, sino se requiere un proceso de desarrollo con el objetivo de convertir un grupo de trabajo en un equipo de trabajo.

Trabajo en grupo vs. Trabajo en equipo

Grupo de trabajo tradicional Equipo
competencia hacia dentro competencia hacia fuera
planeación individual planeación común
poco flexible innovador
burocrático compañerismo
necesita arranque externo auto-motivación
tolerancia mutua disfrutan cooperación
poca presión de cumplimiento conscientes de cumplimiento
resistencia hacia desafíos aceptan desafíos

Ejemplo Grupo vs. Equipo

GRUPO
esperando un camión
EQUIPO
de fútbol
Metas No unidos, sin meta comunicada Unidos por tiempo con objetivo comunicado en conjunto
Distribución de roles No se puede ver una diferenciación de roles Los roles y tareas están repartidos claramente y reconocidos por todos los participantes
Compromiso “Convivencia” sin compromiso; interacción por casualidad Compromiso respecto a reuniones y procesos de trabajo con dependencias cambiantes
Actividad Esperando pasivamente Cada individuo contribuye activamente a la solución de las tareas
Responsabilidad No existe una responsabilidad común hacia un resultado Responsabilidad común para el resultado del trabajo

Tipos de equipos

Tipos de equipos

Definiciones Trabajo en Equipo

Resultan dos posibles definiciones para un equipo (trabajo en equipo):

  1. El trabajo cooperativo y metódico de expertos, que trabajan juntos en una tarea definida compleja, en un proyecto o en un problema, integrando diferentes conocimientos especializados según ciertas reglas establecidas conjuntamente. El tamaño óptimo del equipo es de tres hasta ocho personas.
  2. Un equipo es un grupo activo de seres humanos, el cual se comprometieron hacia un objetivo común, cooperan armónicamente, disfrutan su trabajo y producen rendimientos extraordinarios.

Las ventajas de Trabajo en Equipo

  • En el equipo se activan las fuerzas del individuo, sin embargo a menudo se compensan sus debilidades.
  • En un entorno agitado y efímero la interacción directa y flexible dentro de un equipo crea la necesaria ventaja sobre competencia, conocimiento y tiempo.
  • Trabajo en equipo es una muy buena condición previa para innovación. La mayoría de los problemas y tareas son demasiado complejos para que una sola persona pudiera proponer soluciones prácticas y aplicables.
  • El equipo es un entorno ideal para aprendizaje, pues tiene un fuerte efecto “educativo”, es decir afecta actitudes individuales y conductas personales.
  • La cooperación con compañeros de igual categoría motiva y fomenta la participación de cada uno.
  • Un equipo que funciona bien se dirige a si mismo en muchos aspectos. Aparte de sus tareas operativas, se encarga de su propio liderazgo.

Las desventajas de Trabajo en Equipo

El trabajo en equipo es más difícil que el trabajo de un individuo aislado porque:

  • cuesta mucho tiempo y paciencia en un principio
  • el desarrollo tiene que ser muy bien moderado
  • malentendidos en la comunicación frenan el equipo
  • conflictos dentro del equipo afectan los resultados
  • el individuo se tiene que subordinar
  • los integrantes se deben de entender bien
  • los seres humanos tienen una resistencia natural al tomar responsabilidad para otros
  • los integrantes deben de tener un gran afán para reflexión, crítica, auto responsabilidad y honestidad
  • se le exige al líder del equipo muchas habilidades que a menudo no son presentes o desarrollados

Pre-formas de Equipos

No siempre tiene que ser el trabajo en equipo en su sentido completo para que se puedan realizar tareas comunes eficazmente. Para muchas áreas puede ser muy sensato de usar de manera básica las posibilidades y ventajas de trabajo en equipo, sin embargo de vez en cuando es más favorable aplicarlo no al cien por ciento, por que el entorno organizacional aún no está suficientemente desarrollado. Así se ofrece en ciertas ocasiones practicar conscientemente solamente pre-formas de trabajo en equipo.

Ejemplos:

  • Discusión abierta y transparente de decisiones por hacer, aún cuando estas no se toman democráticamente entre todos, sino jerárquicamente.
    → Ventaja: Colaboradores pueden aportar su conocimiento y experiencia e influenciar directamente la decisión.
  • Talleres de planeación y estrategia con todos los colaboradores de un área, distinguiendo claramente funciones de asesoría y de decisión.
    → Ventaja: Se usan las competencias de todos los participantes y se aumenta la identificación con los resultados.
  • Se forman equipos para un proceso específico o sus etapas específicas.
    → Ventaja: Trabajo en equipo se entrena en un área pequeña sin cambiar todos los procesos de trabajo.

Sinergia

Sinergia según Aristóteles: “El todo no es igual a la suma de las partes.”

Aristóteles:
Griego: *Estagira, Macedonia, 384 adC — †Calcis, 322 adC. Uno de los más grandes filósofos de la antigüedad y acaso de la historia de la filosofía occidental. Inventor de la anatomía y la biología.

Sinergia según “Wikipedia – Enciclopedia libre”: “Más que la suma de los componentes.”

La sinergia es la integración de elementos que da como resultado algo más grande que la simple suma de éstos, es decir, cuando dos o más elementos se unen sinérgicamente crean un resultado que aprovecha y maximiza las cualidades de cada uno de los elementos.

Sinérgia

Desarrollo de un equipo de trabajo

Los equipos deben integrarse, lo que dura un cierto tiempo. Este tiempo no es malgastado, sino que es una fase necesaria del desarrollo.

Cuando se forman grupos, siempre se activan ciertos patrones de conducta entre los integrantes. Los procesos que se llevan a cabo en esta situación se llaman dinámica de grupos. La conducta de cada persona siempre afecta la conducta de los demás que pertenecen al grupo.

Estos procesos pasan muchas veces inconscientemente:

  • Lucha por el liderazgo informal
  • Lucha por el lugar en la jerarquía informal
  • Desarrollo de estándares del grupo
  • Formación de “parejas” y “pandillas”
  • Selección del rol

El desarrollo del equipo es un proceso que siempre transcurre en los mismos pasos. Con cada nueva tarea o cualquier cambio en el equipo, se repiten todas o algunas de estas etapas.
Ya sea un equipo de fútbol o un equipo para un proyecto: cada equipo tiene que pasar ciertas etapas en donde se aclaran las relaciones personales y reglas de la cooperación.

Resumen de las etapas del desarrollo de equipo

Etapa Estructura del grupo Conducta emocional Actividades de trabajo
1. Formación
(FORMING)
El grupo empieza a formarse. La situación es poco clara, ni diferenciada. Inseguridad y dependencia dominan. Conocerse uno al otro y revisión de los comportamientos. La tarea está definida y métodos y reglas son conocidos.
2. Conflictividad
(STORMING)
Declaraciones de poder y estatus se llevan a cabo, resulta rebelarse contra el líder. Los primeros conflictos se abren. Se forman sentimientos débiles de solidaridad y unión. Resultan resistencias contra la tarea. Metas se cuestionan.
3. Normalización
(NORMING)
Se crean normas. El apoyo mutuo es notable. Desarrollo de solidaridad y unión del grupo. Aceptación de diferentes personalidades. Se permite más apertura y honestidad. Existe cooperación. Espíritu de equipo se está desarrollando lentamente.
4. Productividad
(PERFORMING)
Los roles son flexibles y funcional. La conducta cooperativa y coordinada. Conflictos interpersonales están resueltos. Las relaciones son estables y se usan para lograr la tarea. Se libera energía para el trabajo efectivo. El equipo está orientado hacia objetivo y resultado.

Nota:

  • No se puede evitar ó brincar ninguna de las cuatro fases.
  • Si se brinca una fase, hay que pasar por ella más tarde.
  • El desarrollo de un equipo se puede apoyar pero no forzar.
  • Después de cada cambio grave (ej. nuevo líder, nuevos miembros o cambio de tareas y responsabilidades)  en el equipo se pasa por las fases de nuevo.
  • El desarrollo de equipo no pasa por si solo: necesita esfuerzo, tiempo y paciencia.

Etapas desarrollo de equipo

¿Cómo apoyar al desarrollo del equipo?

¿Cómo puede apoyar cada integrante el desarrollo del equipo?

Estos puntos son clave:

  • Buenas relaciones interpersonales.
  • Confianza en el coordinador/moderador.
  • Cooperar y participar activamente.
  • Tolerar condiciones laterales (del entorno, véase modelo “Iceberg”), las cuales el equipo no puede cambiar.
  • Definir métodos para tomar decisiones.
  • Acordar reglas de conducta, por ejemplo: asistencia, discusiones, discreción, conflictos, aportaciones.

Cuestiones útiles para la formación de equipos

  • ¿Quiénes son los miembros del equipo, sus líderes y sus miembros de enlace?
  • ¿Cuál es la razón de ser de este equipo?, ¿Cuáles son la noción y fines comunes y los objetivos establecidos?
  • ¿Cuáles son las normas que regirán el trabajo conjunto del equipo?
  • ¿Qué resultados se esperan de este equipo?, ¿Qué se espera que consiga el equipo y para cuándo?, ¿A quién deben entregar los resultados?
  • ¿Cuál es su estrategia acordada?
  • ¿Qué pasos debe seguir este equipo?
  • ¿Cuáles son los papeles del equipo y quién los desempeñará?
  • ¿Quién es el responsable de esos papeles?
  • ¿Cuáles son las normas y metodologías acerca de…?
    • toma de decisiones
    • proceso de solución de problemas
    • resolución de conflictos
    • comunicación, colaboración y responsabilidad
    • gestión de tareas
    • reuniones
    • recompensas
  • ¿Qué recursos hay disponibles para respaldar el trabajo en equipo?
  • ¿Quién dará apoyo al equipo si se necesita?

Responsabilidades del líder del equipo

  • Asignar tareas claras a cada miembro.
  • Revisar y supervisar con regularidad los progresos del trabajo.
  • Asegurar que el equipo cumpla las fechas límite.
  • Debatir y acordar con el equipo el calendario de las actividades principales.
  • Motivar a los miembros del equipo.
  • Resolver conflictos.
  • Dar instrucciones cuando sea necesario.
  • Ayudar a los miembros a superar obstáculos.
  • Evaluar regularmente el rendimiento del equipo (por ejemplo utilizando una lista de comprobación).

Detalles sobre las características de un líder »

Equipo de trabajo

Normas para la cooperación en un equipo de trabajo

Las normas son estándares de comportamiento aceptables dentro de un grupo que son compartidas por sus miembros. Indican a los miembros qué deben y no deben hacer en determinadas circunstancias. En el entorno de trabajo, las normas más importantes contemplan el proceso relacionado con el desempeño. Todos los miembros deben estar familiarizados con estas normas y se espera que las cumplan. Una buena idea es acordar las normas e incluirlas en la carta del equipo.

Ejemplos de normas escritas útiles:

  • Liderazgo del equipo: El líder/mediador/moderador tiene el control del proceso; p.ej., controla cuándo y cuánta gente habla.
  • Comunicación y relaciones interpersonales entre los miembros del equipo.

Normas para escuchar

  • Permita que sólo hable una persona a la vez, sin conversaciones paralelas.
  • No interrumpa cuando esté hablando una persona, salvo que se esté desviando del asunto que se debate.
  • Antes de valorar la aportación de un miembro, los demás revisan sus suposiciones para asegurarse de que han entendido correctamente.
  • Intente primero entender a los demás antes de pretender que le entiendan.
  • Respete los puntos de vista de todos los participantes.

Normas para hablar

  • Todos participan.
  • Cada persona habla en su propio nombre y deja que los demás hagan lo mismo.
  • Asumiendo la responsabilidad de las propias acciones y consecuencias.
  • Siempre se tienen tres opciones: aceptarlo, trabajar para mejorarlo o dejarlo. No se queje si no tiene voluntad de mejorarlo.
  • Hable de forma abierta y honesta.
  • Diga lo que pretenda decir y pretenda decir lo que diga, pero mantenga la autoestima de la gente.
  • Los miembros pueden estar en desacuerdo sin temores.
  • Si no entiende algo, pida aclaraciones.
  • Haga de forma apropiada los comentarios negativos: con calma, en el momento oportuno, en privado, utilizando información actual, centrado en asuntos y comportamientos (no en personas). Muestre desacuerdo con lo que se dijo, no con quien lo dijo.
  • Haga los comentarios positivos (reconocimiento) enseguida, de forma específica, en público, pero ajustados al receptor.
  • Pida un receso si lo necesita.
  • Si cree que tal vez no vaya a poder cumplir un acuerdo, comuníquelo inmediatamente.
  • Clara comunicación de las responsabilidades de todos los miembros del equipo de trabajo.
  • Si ve un problema que los demás no han detectado, llévelo a la atención de alguien.

Normas para reuniones

  • Objetivos claros.
  • Las reuniones deben tener un orden del día.
  • La información de una reunión debe ser distribuida a todos antes de celebrarla.
  • Utilice el tiempo de la reunión manteniendo el debate centrado en los objetivos de la reunión.
  • Inicie y concluya las reuniones puntualmente.
  • Utilice herramientas tecnológicas (videoconferencias) para facilitar la reunión.
  • Reglas para reuniones virtuales efectivas

Administración de tiempo

Competencias personales para el trabajo en equipo

Para un excelente trabajo en equipo se requiere indispensablemente de las siguientes características de personalidad y patrones de conducta – aparte de las habilidades básicas.

  • Me integro: Una habilidad marcada para integrarse en el grupo. A través del comportamiento personal se desarrollo y logra una cooperación efectiva y satisfactoria (Disposición para cooperar, Deseo para trabajar en equipo).
  • Todos somos uno y uno somos todos: Tanto una conducta respetuosa y confiable, como la disposición para lograr un consenso sin dejar de pensar y actuar independientemente.
  • Compartamos: La disposición de pasar de manera precisa y sin restricciones conocimiento, experiencia, resultados individuales, información y comentarios a los otros integrantes del equipo.
  • Logro lo que mi equipo logra: Una actitud soberano hacia el tema, es decir el logro de la cooperación y de las metas debe ser más importante que la imposición de propios intereses.
  • Creer: La convicción firma que la defensa del propio interés solamente es posible por medio de la defensa del interés del equipo.
  • Riqueza en la diversidad: Tolerancia y apertura hacia de las peculiaridades, opiniones y comentarios de los otros integrantes del equipo.
  • No al yo-yo: La disposición para la renuncia a insistir rígidamente en los propios puntos de vista.
  • Pasión por lo extraordinario: La disposición para reconocer y fomentar ideas extraordinarias, resultados nuevos y soluciones creativas.
  • Llueva o truene: Participación, aunque el resultado es incierto
  • Escuchar, escuchar, escuchar: Ser abierto para la crítica razonable de un compañero y ser dispuesto re-orientar su propio trabajo.

Resumen: Trabajo en equipo

Recomendamos dar seguimiento a los conceptos de este artículo para facilitar un trabajo en equipo sin fricciones. Ofrecemos cursos y talleres vivenciales para el desarrollo de equipos de alto rendimiento, profundizando y entrenando los temas:

  • Distribución de roles en el equipo
  • El rol del líder
  • Comunicación
  • Resolver problemas efectivamente
  • Competencias personales
  • Factores de éxito para equipos
  • Porque fracasan los equipos
  • Metas y Tareas
  • Tareas – Funciones – Delegar
  • Cooperación efectiva
  • Reuniones
  • Equipos interculturales
  • Conflictos
  • Conducta y Personalidad
  • El Modelo “Anémona”
  • El Cuadro “Johari”
  • Cultura de equipo

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