Resolver problemas en equipo

Trabajo en equipo efectivo implica también un trabajo en equipo estructurado. MIDPAC significa un procedimiento en seis pasos para resolver problemas en equipo y el control del resultado.
Meta → Información → Decisión → Planeación → Actuar → Crítica

Definir la meta: “Primero pensar, luego actuar” se llama la máxima de este paso. Antes que nada hay que aclarar tanto el tipo de la tarea como las habilidades requeridas y recursos necesarios.

Después sigue una distribución provisional de roles y tareas en el equipo y se aclaran las limitaciones de recursos (tiempo, dinero, etc.). Las metas se deben formular lo mas explicito y especifico posible – y aparte ser motivadoras y entendibles para todos. Al final se definan criterios de éxito y como medir el éxito – así se integra una retroalimentación dentro del proceso de resolver un problema.

Al final de esta etapa se pueden contestar tres preguntas:

• ¿Qué tipo de reto / tarea nos enfrentamos?
• ¿Cuáles resultados queremos logar al final?
• ¿Cómo podemos controlar el progreso?

Coleccionar información: la información necesaria y adecuada se extrae de experiencia y conocimiento, recursos externos e investigación. Los requisitos necesarios son: Concentración a datos importantes, relevancia de los datos, estructuración de la información y reconocer huecos de información.

El error más común en esta etapa es: Se agarra en senderos usados y procesos viejos, los cuales ya no se cuestionan.

TIP: Buscar para cada tarea mínimo una solución alternativas dentro del equipo (¿Qué es en contra de nuestro procedimiento viejo? ¿Hay también otra opción?). En esta situación se necesita de dos habilidades muy diferentes: por un lado una creatividad sin frenos, y por otro lado habilidad para analizar disciplinalmente.

Claro, que en esta situación un equipo con una distribución de diferentes roles es superior al individuo.

Tomar la decisión: ahora se comparan las diferentes opciones y se toma una decisión. Es importante que todas las alternativas realmente son aclaradas, con sus ventajas y desventajas.

Hay que aclarar:

• si la decisión es del equipo o del superior
• si la decisión se debe de tomar ahora
• que se tendrá que comunicar explícitamente la decisión a todos
• que la decisión no puede ser cambiada sin una razón válida

Hay que asegurarse, que nos e olvide ningún punto de la definición de la meta.

Hay diferentes estilos para tomar la decisión:

Entre más el equipo se mueva hacia la derecha, entre más importa la participación personal de cada quien. Para los integrantes del equipo es una gran ayuda si conocen los distintos estilos para tomar una decisión y si saben antes de trabajar sobre un problema, cual método se aplicará. Aquí afecta mucho el estilo de liderazgo del líder.

Posibles problemas en el proceso de tomar la decisión:

• A propósito solo se publica información unilateral, para favorecer una cierta decisión.
• Los que juntan información presumen que automáticamente van a tomar también la decisión.
• En la etapa “Toma de decisión” se aporta más información o se empieza sin razón a investigar nuevamente.
• El método de cómo se tomará la decisión no está conocido.

Se desarrolla un plan sobre: quien hace que, cuando y como. Un buen plan también contiene opciones para incidentes y disturbios previsibles (Plan B). El plan está completo si abarca los siguientes temas:

• Coordinación
• Control
• Comunicación
• Especificaciones y estándares
• Prioridades
• Administración de recursos
• Orden en el procedimiento.

Cuando se realizaron detalladamente los pasos anteriores, entonces existe una gran posibilidad de que el proyecto sea exitoso – independientemente de su complejidad.

Si las cosas se salen de los limites, hay que definir los primeros pasos nuevamente.

Después de la etapa de trabajo real, hay que evaluar las experiencias con el fin de una futura mejora para el proceso de solución de problemas:

• Revisión si la tarea fue resuelta exitosamente
• Revisión de los métodos usados según sus posibilidades de mejorarlos
• Revisión de que bueno cooperó el equipo

Nota:

Este procedimiento es parecido al PDCA (Plan Do Check Act), el método central para líderes en el contexto de gestión de calidad.